北京钢之杰通过建立统一数据，集中管控，具有智慧感知、协同处置功能的档案馆智慧管理系统，各系统数据相互共享，即可独立运行，又可相互协作，实现统一数据，北辰区密集柜，统一利用，统一报表。实现对库房内档案的识别、定位、跟踪、监控。实现对档案馆建筑设备、各种设备运行进行智能化监测，电动智能手动档案密集柜，实现对档案工作者、档案实体、档案利用者的感知。起到优化资源配置的作用，使实体档案的价值得以被***利用。
统一管理，统一利用，统一报表，若要实现这三个统一，必须先实现统一的数据仓库，这里需要做的基础的一项工作便是：将实体档案管理系统，数字档案系统，环境控制系统，安全，智能型档案密集柜使用说明，消防进行融合、集成、将底层数据打通，形成统一的数据库。有了统一的数据库，就可以进行统一的查询利用，温湿度显示智能档案密集柜，包括针对某一事件的的查询利用，以及对于不同人不同喜好的查询。
档案室建设的设计原则
(一)原则上档案室设在办公楼一层(根据公司实际情况，避免顶天立地，防晒防潮)。
(二)档案室应集中布置，自成一区。区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越档案室。
(三)档案查阅室应与档案室分开自成一区。朝向以北向为宜，避免朝西，不宜设在地下室。
档案室建设要求
(一)档案室面积不应小于40平米。
(二)档案室内净高不应低于2.4m。当有梁或通风管道时，其局部净高不应低于2.2m。
(三)档案室内墙及地面都应做好防水处理。
（四）档案室的温湿度要求应符合表3.4的规定。每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5%。
(五)档案室楼面均布活荷载应为5kN/m2。采用密集架时，不应小于12kN/m2，或按实际需要确定。
钢之杰一体化档案室的智能技术、办公自动化技术的推广完善，档案库房智能化设备所占比例将大幅度提升，档案库房管理将进一步由传统模式向现代化模式转变，使档案存放环境得到安全有效防护。这将有力地促进档案工作与各项事业的结合，提升档案库房管理工作现代化水平，同时也将大力促进档案部门基础设施、管理手段的提升和人员素质的提升。将对档案的利用需求更加广泛，对档案资源的丰富程度、开放程度及安全利用手段的现代化程度有更好的要求。
