钢之杰一体化档案室的设计原则
钢之杰档案库房一体化智能管理系统以服务为基础,所有的服务都是围绕库房这一核心进行。其中的服务主要包括:库房环境数据采集服务、视频监控服务、门禁安全服务、短信报警的服务、库房设备联动服务、档案服务、文件存储服务、网络服务。各服务之间协同运作确保库房环境安全、档案存放安全、管理人员的人身安全,智能档案室档案密集柜,充分体现了档案库房一体化智能管理系统实现库房一体化的***性和必要性。系统集成了档案管理系统,从电子档案到实体档案的收集、管理、存放、利用的一体化管理,借助PDA、条码扫描枪等信息手段实现档案的无序存放、有序管理。既满足各级档案馆对电子档案的业务管理需要,也满足了各级档案馆对实体档案的业务管理需求。档案库房一体化智能管理系统在库房环境管理方面的***性,是实体档案的安全存放的坚强后盾;钢之杰率先提出了库房要实行分散控制,宣城密集柜,集中管理的***理念。
电子档案信息化平台(一)
档案管理信息化平台的目标是:实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。
纸质档案的信息化管理是:以电子影像技术为支撑,将纸质档案转化为电子信息进行管理。
电子信息的档案化管理是:把应用系统的电子信息进行凭证化处理后,形成电子档案,智能型档案密集柜使用说明,将电子信息从应用系统中独立出来,形成用应用无关的,不可抵赖的,能够直接阅读的带样式的文档。
北京钢之杰智能档案柜是存放档案的一种智能型柜子,智能型档案柜是由:软件和硬件两部分组成。可以实现从档案的生产,入盒,上架,下架,纸质文件档案密集柜,借阅,归还,销毁等环节的一个闭环管理,同时这些过程完整的记录在系统数据库中,实现档案全生命周期的管理。使档案管理更加轻松,快捷,大大减轻了档案管理人员的劳动强度,提高了工作效率。完成了档案库房升级改造、标准档案室建设。实现了一体化档案室管理。